Pemanfaatan IT Guna Kehidupan

Berdasarkan pengalaman di lapangan banyak perusahaan khusus nya di Indonesia pada umum nya menganggap TI (teknologi informasi) sebagai suatu cost yang membebani bisnis. Namun sebetulnya banyak perusahaan yang belum menyadari bahwa melalui pemanfaatan TI yang tepat guna, TI tidak hanya dapat mendukung kegiatan bisnis sehari-hari namun juga bisa memberikan nilai tambah untuk bisnis yang bisa membedakan sebuah perusahaan dengan perusahaan kompetitor lain di bidang yang sama. Bahkan bukanlah hal yang tidak mungkin melalui pengolahan informasi yang cepat, akurat, dan effisien dan pemanfaatan teknologi informasi yang tepat guna sebuah perusahaan dapat menjadi pemimpin pada bidang industrinya.

Sebagai langkah awal untuk pemanfaatan TI yang tepat guna sangatlah penting untuk membuat suatu perencaan strategis TI (Strategic IT Planning) yang harus di dukung oleh tata kelola TI (IT governance) yang terstruktur. Melalui perencaan strategis IT ini dilakukan sebuah proses perencanaan untuk menselaraskan bisnis dengan TI. Namun harus diakui seringkali dalam proses dan implementasi nya para executive/direktur TI sering kali mengalami hambatan dan tantangan. Beberapa tantangan yang sering dialami oleh para executive TI antara lain:

Komunikasi antara bisnis dengan TI yang tidak effektif
Terlalu banyak nya permintaan dari sisi bisnis yang harus dilayani oleh sumber daya TI yang terbatas
Tidak ada nya kontrol biaya di divisi TI
Prioritisasi investasi TI yang tidak effektif
Lalu kemudian pertanyaan nya sekarang adalah bagaimana solusi untuk para executive TI mengatasi tantangan tersebut diatas? Semua masalah tantangan tersebut dapat diatasi melalui sebuah perencanaan matang strategy TI yang diseleraskan dengan bisnis dan didukung oleh seluruh jajaran direksi/executive di sebuah perusahaan.

Melalui perencanaan strategis TI, seluruh jajaran direksi harus berkomunikasi secara intensive, duduk bersama-sama untuk mengetahui kondisi perusahaan pada saat itu, menyamakan persepsi, dan melakukan perencanaan strategis TI dengan menselaraskan TI dengan bisnis. Dan yang tidak kalah penting nya dalam proses ini adalah bersama-sama berkomitment untuk mensukseskan program perencanaan strategis tidak hanya dari sisi TI, tapi juga bisnis secara keseluruhan. Para executive di perusahaan juga harus mampu mengkomunikasikan semua program-program perencanaan yang terkait dengan divisi nya ke seluruh staff nya demi kemajuan perusahaan.

Kerterbatasan sumber daya dan dana TI adalah hal yang dialami oleh semua executive TI di semua perusahaan di seluruh dunia. Kebanyakan perusahaan menghabiskan minimal 80% dari seluruh budget TI untuk implementasi teknologi baru dan untuk pemeliharaan (maintenance) dan operational TI sehari-hari. Sisa 20 % biasanya digunakan untuk perencanaan strategic TI. Bahkan mungkin ada beberapa perusahaan yang sama sekali tidak memikirkan dan tidak mengalokasikan dana nya untuk perencanaan strategic TI. Dengan keterbatasan tersebut TI harus dapat memastikan semua keputusan yang diambil harus melalui perhitungan nilai strategic dengan melakukan analisa biaya dan resiko. Investasi TI yang tidak tepat dapat mengakibatkan berkurang nya fleksibilitas bisnis. Tanpa adanya proses perencanaan strategic TI yang matang, keterbatasan ini akan menjadi hambatan yang sangat sulit untuk diatasi bagi divisi TI.

Kontrol biaya di divisi TI juga sering dilupakan oleh banyak perusahaan. Biasanya perusahaan menggunakan sistem keuangan yang berbeda-beda, dari yang menggunakan spreadsheet (manual), ERP system, dan aplikasi khusus yang dibuat untuk melakukan tracking asset, project, dan biaya operational TI. Namun biasanya aplikasi yang digunakan tersebut tidak terintegrasi dengan bisnis sehingga mengakibatkan kesulitan dalam mendapatkan transparansi, akurasi dan kontrol informasi keuangan. Biasanya divisi TI di sebuah perusahaan melakukan semua project TI dan operational TI tanpa ada perhitungan biaya lagi akibatnya akan sulit untuk melayani semua kebutuhan bisnis, bahkan akan lebih buruk lagi jika terjadi divisi TI menghabiskan banyak waktu dan biaya untuk suatu kegiatan yang sama sekali tidak ada hubungan nya dengan nilai strategic bisnis.

Dengan segala keterbatasan yang dimiliki divisi TI, maka prioritisasi investasi di bidang TI juga harus di kontrol secara ketat. Proritisasi investasi TI ini harus selaras dengan rencana strategic bisnis agar TI mampu mendorong pertumbuhan bisnis. Disini kembali lagi diperlukan perencanaan strategic TI yang matang.

Kesimpulannya:
Pemanfaatan TI yang tepat guna dapat mendorong pertumbuhan bisnis. Sebagai langkah awal untuk hal tersebut diperlukan sebuah perencanaan strategic TI yang matang. Perencanaan strategic TI yang matang tidak lepas dari proses menselaraskan bisnis dengan TI. Proses ini juga harus di dukung oleh tata kelola IT (IT governance) yang kuat. Pemanfaatan IT yang tepat guna oleh sebuah perusahaan tidak hanya akan mendorong pertumbuhan bisnis tapi juga melalu pengolahan informasi yang cepat, tepat dan akurat dapat menjadikan perusahaan menjadi pemimpin di bidang industri nya.